Die DLE Finanzwesen und Controlling ist in die zwei namensgebenden Abteilungen Finanzwesen sowie Controlling gegliedert. Mit 30. September 2007 ging Reg.Rat Johann Höhlmüller als Leiter der DLE in Pension. Höhlmüller, der vor rund 35 Jahren in die Quästur kam, leitete die Institution seit 1987. Zwei Monate vor dem Quästor ging auch der Leiter der Abteilung Finanzwesen, Reg.Rat Gerald Mayerhofer, in Pension. Wie Höhlmüller gehörte auch er über 35 Jahre zur DLE.
"Eine der größten Herausforderungen für mich ist es, diesen tiefen Einschnitt durch den Weggang gleich zweier Schlüsselpersonen, die die Quästur jahrelang maßgeblich geprägt haben, ohne große Turbulenzen zu bewältigen", erklärt der neue DLE-Leiter Mag. Alexander Hammer: "Es gilt, diese Abgänge gut zu bewältigen, die Kontinuität zu wahren und die Professionalisierung der Abteilung voranzutreiben."
Die Nachfolge von Mayerhofer übernahm mit 1. August 2007 Dr. Manuela Raith, gleichzeitig wird sie mit 1. Oktober die Stellvertreterin von Alexander Hammer. Hammers bisherige Funktion als Leiter der Abteilung für Controlling ist derzeit ausgeschrieben.
Neue Aufgaben und Herausforderungen
"Der Umstieg auf die Vollrechtsfähigkeit mit 1.1.2004 ist geschafft, nun muss man in die Tiefe gehen und die Abläufe weiter professionalisieren." Die Vollrechtsfähigkeit der Universität Wien bezeichnet Alexander Hammer als "eigentlichen Gründungsakt der autonomen Universität", der besonders für die DLE Finanzwesen und Controlling enorme Veränderungen mit sich brachte.
Erstmals wurde eine Vermögensbilanz der Universität gelegt und danach jährlich ein Jahresabschluss bestehend aus Bilanz, Gewinn- und Verlust-Rechnung, Erläuterungen und Lagebericht erstellt. "Der klassische Bereich der Quästur, die Verbuchung von Rechnungen und deren Überweisung, macht heute nur noch einen kleinen Bereich der 40 MitarbeiterInnen umfassenden Abteilung aus", so der 34-jährige Hammer: "Heute werden alle Angelegenheiten des Rechnungswesens - abgesehen von der Personalverrechnung, die bei der Personalabteilung liegt - von uns abgewickelt. Darunter fällt unter anderem auch die Budgeterstellung, das Lehr- und Drittmittelcontrolling oder der Betrieb des universitären Data Warehouse."
Eine neue Herausforderung sei auch die Rolle einer zunehmenden Beratungsfunktion für die Organe und Einrichtungen der Universität: "Größere Investitionen werden von uns finanziell geprüft. Kein Studienplan geht an den Senat, ohne dass dessen Kostenplan vom Controlling durchgerechnet wurde."
Von der Stabsstelle zur DLE
Als Mag. Alexander Hammer im Jahr 2001 an die Universität Wien kam, war er zunächst dem "Zentrum für Evaluation und Controlling" zugeordnet, wo er den Aufbau des Controllings verantwortete. In weiterer Folge war er für die Umstellung auf das neue Buchhaltungssystem SAP R/3 und die Einführung einer doppelten Buchhaltung zuständig - zwei wesentliche Maßnahmen, um den Umstieg auf die Vollrechtsfähigkeit vorzubereiten.
Das Zentrum für Evaluation und Controlling wurde Anfang 2004 aufgeteilt: Aus dem Bereich Evaluation entstand die besondere Einrichtung Qualitätssicherung; das Controlling wurde in die Quästur eingegliedert. So wurde Alexander Hammer im Jahr 2004 Teil der DLE Finanzwesen und Controlling, wo er die Abteilung für Controlling aufbaute. "Die Zusammenlegung von Controlling und Quästur war eine sinnvolle Entscheidung. Es ist wichtig, dass sämtliche Finanzangelegenheiten in einer Abteilung abgewickelt werden, sowohl die Rechnungsverbuchung und die Bilanzerstellung als auch die Budgetierung, das Lehr- und Forschungsprojektcontrolling und der Betrieb des Data Warehouse. Sämtliche Bereiche des Rechnungswesens sind stark ineinander verwoben, sodass heute ein Bereich ohne den anderen nicht bestehen kann."
Zukunftsstrategien
Seit März 2007 ist die DLE Finanzwesen und Controlling auch für das gesamtuniversitäre Inventar - rund 150.000 Anlagengegenstände - zuständig, das bis dahin der DLE Raum- und Ressourcenmanagement zugeordnet war. "Diese neue Zuordnung ist auch eine logische Konsequenz der Vollrechtsfähigkeit: Anlagengegenstände werden nicht nur im Rahmen der physischen Bestandsaufnahme in Inventarlisten erfasst, sondern auch in den buchhalterischen Vermögensbestand aufgenommen und dort verwaltet."
Unter der Leitung Alexander Hammers werden die "historischen" Bereiche der DLE, die Finanzbuchhaltung und Budgetierung, weiterhin die operative Basis und somit der zentrale Dreh- und Angelpunkt der Quästur bleiben; die strategischen Funktionen - im Sinne bilanzierender, analysierender und beratender Tätigkeiten - sollen unter seiner Leitung aber noch weiter ausgebaut werden: "Beratung und Serviceleistungen in Finanzangelegenheiten von Rektorat und Universität, aber auch von Fakultäten, Zentren und Dienstleistungseinrichtungen sollen in den nächsten Jahren intensiviert werden, schon alleine um das Rechnungswesen in der Vollrechtsfähigkeit noch professioneller zu gestalten. Dies gilt insbesondere für den Bereich der Drittmittelprojekte."
Zudem plane er, neue Instrumente für die mittel- und langfristige Planung einzuführen: "Damit können wir unterschiedliche Szenarien berechnen, zum Beispiel welche Auswirkungen zehn Prozent mehr oder weniger Studierende in einer bestimmten Studienrichtung auf den Universitätsbetrieb haben. Die zukünftigen Finanzpläne werden nicht nur für ein Jahr im Voraus erstellt, sondern analog zu Entwicklungsplanung und Leistungsvereinbarung gleich rollierend für die nächsten drei bis fünf Jahre. Weitere wichtige Neuerungen werden die Erstellung eines konsolidierten Rechnungsabschlusses sowie die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements im Bereich der Eingangsrechnungen sein." (td) |
