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Ein wichtiger Ort jeder Universität ist die Quästur - jene Abteilung, welche die gesamte Finanzgebarung der Universität vom Rechnungseingang bis zum Berichtswesen abwickelt. Wir haben nachgefragt, wie es den MitarbeiterInnen einige Monate vor der Umstellung auf das UG 2002 geht.

"Für die Institute wird sich in der Abwicklung der Finanzgebarung wenig ändern, für die Quästur ändert sich alles massiv", fasst es ADir. Gerald Mayerhofer, stellvertretender Leiter der Quästur, kurz zusammen. Die notwendigen Vorbereitungen für die Umstellung auf das UG 2002 sind in der Quästur bereits voll im Gange.
		Gerald Mayerhofer, stv. Leiter der Quästur (Fotos: mh)

Nach dem 1.1.2004 werden in einer neu formierten Finanzabteilung, welche voraussichtlich auch die Budget- und Controllingagenden des Zentrums für Evaluation und Controlling übernehmen wird, insgesamt 31 MitarbeiterInnen mit Finanzbuchhaltung und Controlling befasst sein. Der bisher zweite große Aufgabenbereich, die Besoldung, wird von der Buchhaltung ausgesiedelt und der Personalabteilung unterstellt - 9 MitarbeiterInnen werden sich an der Universität Wien in Zukunft darum kümmern. Insgesamt wechseln vom gegenwärtigen Personal der Quästur 8 MitarbeiterInnen an die neue Medizin-Universität. Was die Besoldung betrifft, so stehen auch hier gewaltige Änderungen bevor: Die Gehälter der BeamtInnen werden weiterhin über das Bundesrechenzentrum abgerechnet und überwiesen. Hingegen werden Angestellte künftig über eine im Aufbau befindliche Lohnverrechnungsstelle betreut, welche der Personalabteilung unterstehen wird.

Vom Zahlschein zum Computer

"Die Besoldungsabteilung wurde erst 1980/81 den Quästuren der Universitäten zugeteilt, davor gab es das Zentralbesoldungsamt in der Singerstraße", erzählt Mayerhofer. Daher entstand in der Quästur zusätzlicher Raumbedarf: 1993 sprach schließlich der Senat die Räumlichkeiten des Instituts für Petrologie (jetzt in der Althanstrasse angesiedelt) der Quästur zu. Mayerhofer, seit 1971 in der Quästur tätig, erlebt dieser Tage die Umstellung auf das dritte Universitätsgesetz. "Neben den gesetzlichen Änderungen hat sich in den letzten 30 Jahren aber auch noch sehr viel anderes verändert", erinnert sich Mayerhofer: "Früher haben wir die Erlag- und Zahlscheine noch zur Bank gebracht, die Gehälter der Bediensteten wurden direkt an der Kassa ausgezahlt, und auch die Studierenden haben in der Quästur ihre Studienbeiträge eingezahlt." Seit Ende der 1980er Jahre lösten die ersten PCs die Tischrechner, Schreib- und Buchhaltungsmaschinen ab. In einem eigenen Archiv im Keller (dem früheren Kesselraum) müssen alle Belege sieben Jahre lang aufgehoben werden, Personalakten werden 21 Jahre in versperrbaren Eisenkästen deponiert. Jährlich werden die nicht mehr gebrauchten Belege durch eine externe Firma entsorgt.

In diesem Raum werden die Belege des letzten Jahres aufbewahrt.

Die Quästur - als Teil der Zentralen Verwaltung untersteht sie der Universitätsdirektorin, die Fachaufsicht hat der Rektor inne - ist "bestrebt, eine moderne Dienstleistungseinrichtung zu werden, um die Kunden, d.h. die Institute und Dekanate, mit modernen Mitteln so gut wie möglich betreuen zu können", betont Mayerhofer das Anliegen der Quästur, welche sich im UG 2002 als Drehscheibe für sämtliche Finanzangelegenheiten der Universität sieht.

Seit Monaten werden für die MitarbeiterInnen Schulungen in doppelter Buchführung und in der neuen Software SAP R/3 durchgeführt: "Das Interesse ist sehr groß und die Mitarbeiter sehr motiviert. Ab 1.1.2004 muss schließlich alles laufen", meint Mayerhofer.
		Großraumbüro der Quästur

Änderungen

Neben der Betreuung der Institute, Dekanate, Dienstleistungseinrichtungen und (bis zur Ausgliederung) Universitätskliniken sowie der Budgetverwaltung gemäß UOG 93 wird seit Monaten die Umstellung und Vorbereitung auf das UG 2002 vorangetrieben - "eine immense Aufgabe", wie Mayerhofer betont.

		Die Änderungen sind kurz gefasst folgende (dieUniversitaet.at wird sich ab Herbst in einer eigenen Serie mit der Umstellung auf das UG 2002 befassen und in diesem Rahmen noch genauer auf die Aufgabenfelder der Quästur eingehen): Als Grundlage für das Rechnungswesen gelten nicht mehr die Bestimmungen des Bundeshaushaltsgesetzes (BHG), sondern die Richtlinien des Handelsgesetzbuches (HGB).Somit wird ab 2004 die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der sogenannten "Kameralistik" durch das System der doppelten Buchführung abgelöst, in dem die Bilanzierungsrichtlinien des HGB anzuwenden sind. Weiters ist die Universität gemäß UG 2002 verpflichtet, eine Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen.
Im Eingaberaum werden die Rechnungen in den Großrechner eingegeben.

Diese gesetzlichen Vorschriften implizieren die Erstellung einer Eröffnungsbilanz (d.h. einer Vermögensaufstellung) mit Stichtag 1. Jänner 2004 sowie die Implementierung eines neuen Buchhaltungssystems in Form der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware SAP R/3.

Die Universität Wien fungiert hierbei als Masteruniversität für alle 21 österreichischen Universitäten: Quästor Johann Höhlmüller und Mag. Alexander Hammer vom Zentrum für Evaluation und Controlling sind hauptverantwortlich für die österreichweite Umsetzung dieses Projekts tätig.
		Das neue Buchhaltungssystem SAP R/3

Für den Aufbau einer Controlling-Abteilung, die wesentlich zur Kostentransparenz und Kostenwahrheit beiträgt, wurden sie mit dem Jahrespreis 2002 der Universität Wien ausgezeichnet. Die Aufgaben werden aber auch durch die Tatsache zunehmen, dass durch das UG 2002 die teilrechtsfähigen Drittmittelaktivitäten auf die vollrechtsfähige Universität übergehen und deren Finanzgebarung ab 2004 von der Quästur abzuwickeln ist. "Hunderte Projektleiter müssen ab dann betreut werden", erklärt Gerald Mayerhofer. Dass die MitarbeiterInnen der Quästur diese Aufgabe bestens meistern werden, daran besteht kein Zweifel. (mh)

Quästur
Rechnungswesen der Universität Wien
"Universitäre Finanzverwaltung: die Quästur" (2000)