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Die Abteilung Finanzwesen und Controlling (Quästur) betreut seit 1. Jänner 2004 das Rechnungswesen und die Bankkonten von § 26- und § 27-Projekten. Mag. Alexander Hammer erklärt die wichtigsten Änderungen und die Vorteile für die ProjektleiterInnen.

Rechnungswesen durch die Quästur

Nicht nur die Lohnverrechnung, auch der gesamte Zahlungsverkehr und die Buchhaltung von Projekten werden seit 1.1.2004 zentral von der Universität wahrgenommen. Die Abteilung Finanzwesen und Controlling (kurz: Finanzabteilung), entstanden durch die Zusammenlegung der Quästur und des Budget- und Controllingreferats des Zentrums für Evaluation und Controlling, betreut nun - neben den herkömmlichen Aufgaben der Finanzbuchhaltung und des Liquiditätsmanagements u.v.m. - auch das Rechnungswesen von Drittmittelprojekten. Bis Ende letzten Jahres mussten daher sämtliche teilrechtsfähigen Sparbücher und Bankkonten (ca. 400 bis 500) geschlossen werden, das Vermögen ging - unter Beibehaltung der Zweckwidmungen - ex lege auf die vollrechtsfähige Universität Wien über. In den ersten Jännertagen wurden die Beträge der geschlossenen Bankkonten - sowohl negative Beträge als auch Guthaben von bis zu 250.000 EURO pro Projekt - an die Universität Wien überwiesen. "Dieser Tage erhält jedes Institut eine Empfangsbestätigung, in welcher die Konten, die geschlossen wurden, und der übermittelte Saldo aufgelistet sind", erzählt Mag. Alexander Hammer von der Finanzabteilung.
Das Rechnungswesen von Projekten gemäß § 26 wird von der Universität für die ProjektleiterInnen mittels eines treuhändisch verwalteten Bankkontos abgewickelt. Ein eigenes Referat innerhalb der Finanzabteilung wird sich ausschließlich um das Rechnungswesen der § 26- und § 27-Projekte kümmern.

Entlastung der ProjektleiterInnen

Die Vorteile der zentralen Projektmittelverwaltung und des Online-Berichtswesens liegen für Mag. Alexander Hammer auf der Hand: Den ProjektleiterInnen wird die gesamte administrative Projektverwaltung abgenommen: Rechnungen sind nur an das Finanzwesen und Controlling (Quästur) zu übermitteln und werden - so verspricht Mag. Hammer - innerhalb von maximal drei Tagen verbucht. Die Rechnungen werden in der Quästur aufgehoben und stehen den ProjektleiterInnen jederzeit in Kopie - wenn erforderlich auch im Original - zur Verfügung. Unterschiedlichste Informationen (Projekt-, Kostenstellenberichte etc.) sind tagesaktuell, einfach und permanent über das Internet verfügbar. Als besonderes "Zuckerl" kann es sich die Universität leisten, Vorfinanzierungen bei § 27-Projekten zu akzeptieren, sobald ein Projektvertrag unterschrieben ist.
Auch wenn die Mittel für Forschungsvorhaben nun von der Universität verwaltet werden (Finanz-, Personalabteilung), so entscheidet über die Verwendung der Mittel ausschließlich der/die ProjektleiterIn. (mh)

Lesen Sie hier den ersten Teil zur Personalverwaltung im Drittmittelbereich.

Personalabteilung
Finanzwesen und Controlling (Quästur)
Abwicklung von FWF-Projekten
Broschüre "Informationen und Richtlinien fürs Rechnungswesen UG 2002" (pdf)